Näin yritystili toimii.
Yrityksen kulut omana kokonaisuutenaan, erillään omista kuluistasi: ALV-erittely, kustannuspaikat, kuitit, tiimin hyväksynnät ja vienti kirjanpitoon. Vaihdat tilien välillä kirjautumatta ulos.
Luo yritystili
Kirjaudu sovellukseen ja valitse Lisää yritystili. Puhelimella valinta on yläpalkin profiilikuvakkeen takana, tabletilla ja tietokoneella sivupalkin tilinapissa. Anna yrityksen nimi ja halutessasi Y-tunnus ja yritysmuoto, ja kerro, onko yritys ALV-velvollinen.
Jos sinulla ei vielä ole tunnusta, luo ensin oma tili. Samalla tunnuksella voi olla useita yrityksiä.
Kutsu tiimi
Kutsu työntekijät, osakkaat tai kirjanpidosta vastaava yrityksen asetuksista sähköpostilla. Kutsuttu hyväksyy kutsun kirjauduttuaan samalla osoitteella, ja yritys ilmestyy hänen tilinvaihtoonsa.
- Omistaja: kaikki oikeudet, myös yritystiedot, tiimi, kustannuspaikat ja budjetti.
- Hallinnoija: hallitsee omistajan tavoin yritystietoja, tiimiä, kustannuspaikkoja, budjettia ja kirjanpitoa, mutta ei voi poistaa yritystä.
- Hyväksyjä: näkee kaikki kulut, hyväksyy ja palauttaa niitä ja vie ne kirjanpitoon.
- Kirjanpitäjä: näkee kaikki kulut ja kuitit ja vie ne kirjanpitoon, mutta ei kirjaa eikä muuta kuluja.
- Katsoja: näkee kaikki kulut, kuitit ja budjetit ja voi ladata ne, mutta ei muuta mitään. Sopii esimerkiksi osakkaalle.
- Käyttäjä: kirjaa omia kulujaan ja kuittejaan ja näkee vain omat kulunsa.
Jokainen jäsen käyttää omaa tunnustaan. Omistaja ja hallinnoijat näkevät jokaisen jäsenen kulutilastot ja voivat muuttaa rooleja tai poistaa jäsenen tiimistä. Omistajuuden voi siirtää toiselle jäsenelle.
Kirjaa kulut ja kuitit
Lisää kulu plus-painikkeesta: summa sisältäen ALV:n, ALV-kanta, kustannuspaikka, maksutapa (yrityskortti, oma raha tai lasku) ja kuitti kuvana tai PDF:nä. Veroton osuus ja arvonlisävero lasketaan valmiiksi.
Käyttäjän kirjaamat kulut odottavat hyväksyntää. Hyväksyjä hyväksyy kulun tai palauttaa sen korjattavaksi syyn kera, ja korjattu kulu tulee uudelleen hyväksyttäväksi.
Yhteenveto näyttää, montako kuittia puuttuu ja montako kulua odottaa hyväksyntää.
Vie kirjanpitoon
Valitse kuukausi ja lataa CSV + kuitit zip-pakettina, tai lähetä paketti suoraan kirjanpitäjän sähköpostiin. CSV aukeaa Excelissä, ja jokaisen rivin kuitti löytyy paketista nimellä.
Halutessasi edellisen kuukauden paketti lähtee kirjanpitäjälle automaattisesti, kun kaikki kuun kulut on hyväksytty ja niillä on kuitti.
Kuluseuranta ei ole kirjanpito-ohjelma. Säilytä tositteet myös kirjanpidossasi.
Mitä yritystili tuo.
Erillään omista kuluista
Yrityksen kulut, budjetti ja kuitit eivät sekoitu henkilökohtaisiin tietoihisi. Omat tapahtumasi pysyvät ennallaan.
ALV ja kustannuspaikat
Veroton osuus ja vähennettävä ALV kuukausittain, kulut kustannuspaikoittain ja niille omat kuukausirajat.
Kuitit salattuina
Kuitit ja kulujen tiedot tallennetaan salattuina. Ne näkyvät vain yrityksen jäsenille roolin mukaan.
Vaihto yhdellä napautuksella
Vaihda henkilökohtaisen tilin ja yritysten välillä kirjautumatta ulos. Sovellus muistaa viimeksi käytetyn tilin.
Lue lisää.
Maksaako yritystili jotain?
Ei. Yritystili kuuluu Kuluseurantaan samoin kuin henkilökohtainen tili.
Näkevätkö tiimin jäsenet henkilökohtaiset kuluni?
Eivät. Jäsenet näkevät vain yrityksen tiedot roolinsa mukaan. Henkilökohtaiset tapahtumasi, budjettisi ja asetuksesi eivät näy yritykselle.
Mitä tapahtuu, kun jäsen poistuu yrityksestä?
Hän ei enää näe yrityksen tietoja. Hänen kirjaamansa kulut ja kuitit jäävät yrityksen kirjanpitoon.
Toimiiko yritystili, jos omat tietoni ovat vain tällä laitteella?
Toimii. Yrityksen tiedot tallennetaan aina palvelimelle, jotta koko tiimi näkee ne. Omat tietosi pysyvät silti vain laitteellasi.
Millaisia kuitteja voi lisätä?
Kuvia (JPG, PNG, WebP, HEIC) ja PDF-tiedostoja, enintään 10 Mt. Isot puhelinkuvat pienennetään ennen lähetystä.
Miten yrityksen tietoja käsitellään?
Kulujen tiedot ja kuitit tallennetaan salattuina, eikä niitä luovuteta eteenpäin. Kun omistaja poistaa yrityksen, sen kulut, kuitit ja tiimi poistetaan pysyvästi.
Tietosuojaseloste →Ota yritystili käyttöön.
Luo tunnus ja lisää yritystili profiilikuvakkeesta tai sivupalkin tilinapista.